Суммируйте данные по разным бюджетам в автоматическом режиме. Теперь вы можете контролировать сразу несколько бюджетов и не складывать данные вручную. Например, это могут быть бюджеты разных юридических лиц, расчетных счетов или периодов. 

В отчетах в разделе «Общий бюджет» отразятся данные по всем подписанным бюджетам. А в фильтре вы можете выбрать бюджеты, данные по которым необходимо суммировать. Например, вы создали отдельные бюджеты на январь, февраль и март. А в «Общем бюджете» сможете проверить выполнение плана сразу по всему кварталу. 

В разделе «Деньги» вы можете установить период, в котором изменения операций больше не будут доступны. Это позволит не путаться в показателях по отчетным периодам и не вносить операции в уже закрытые даты. 

Если пользователь попытается создать операцию на закрытые периоды, то он увидит сообщение «Отчетный период закрыт для изменений».

Такой функционал помогает блокировать доступ к редактированию старых периодов и избежать ошибок в отчетах.

Прикрепляйте файлы одним движением 📍

Реализовали добавление документов через Drag&Drop. Теперь вы можете перетащить нужный файл в любую область системы: к задаче, проекту, чату и другим элементам. Это упростит работу, и вам не придется тратить время на поиск нужного документа при загрузке.

Чтобы увидеть функционал в действии, откройте любую сущность, куда требуется добавить файл. Например, задачу или чат. Перетяните документ в область загрузки и отпустите.

Автоматизируем базу знаний 🤖

Добавили автодействия в модуль «База знаний». Используйте инструмент, чтобы автоматизировать работу с модулем, поддерживать статьи в актуальном состоянии и оперативно проверять их.

Автодействия можно применить ко всему модулю или к отдельной базе знаний. Доступны следующие типы автодействий:

• уведомление,

• призвать к ответу,

• вебхук,

• комментарий,

• изменение поля,

• задача,

• agile-задача.

Вы можете задать событие со статьей, по которому будет срабатывать робот: создание, изменение или удаление. А также прописать другие условия. Например, указать статус публикации или важность статьи. 

Задайте собственные сценарии или примените наши:

Автоматическая постановки задач. Установите автодействие по созданию задачи на редактора для проверки статьи сразу после ее создания. Вы не будете тратить время на ручное создание задачи и путаться в ссылках. В описании вы сможете автоматически прикрепить актуальный URL статьи или ее название, чтобы редактор мог легко перейти к ней.

Уведомление на проверку актуальности статьи. Спустя время после публикации информация может устареть. Настройте автодействие, чтобы позже не забыть проверить статью на актуальность. Выберите, кто получит уведомление: например, автор статьи, кто ее изменил или руководитель.

Далее мы будем прорабатывать автодействия в базе знаний глубже, но сейчас вы можете задать свои первые условия и автоматизировать некоторые процессы.

Еще одна ступень к конструктору документов пройдена! Ранее мы анонсировали конструктор счетов. Теперь в Аспро.Cloud доступен конструктор актов и коммерческих предложений (КП). Это два важных документа, которые отправляют клиенту до покупки и после.

Во всех конструкторах доступны следующие блоки:

• Реквизиты,

• Подпись,

• Контент,

• Изображение,

• Разделитель,

• Разрыв страницы,

• Товары,

• Итого.

Чтобы перейти к конструктору актов, проделайте путь: Настройки портала → Акты → Печатные формы.

Конструктор коммерческих предложений находится по пути: Настройки портала → Финансы → Предложения.

  Соберите свои документы под фирменный стиль компании и отправляйте клиентам!

Финансы 一 один из самых сложных модулей в нашей системе. Нужно учесть много нюансов, чтобы все было корректно. Мы улучшили этот модуль, чтобы работа с ним стала удобнее и приятнее.

1. Возможность скрыть из отчетов строки с нулевыми значениями

Отчеты ДДС и ПиУ довольно большие, в таблицах можно легко запутаться. Мы решили сделать более компактный вариант. Для этого задали настройку, которая не выводит статьи учета с нулевыми значениями.

Чтобы воспользоваться функционалом, перейдите в отчет ДДС или ПиУ. Нажмите на шестеренку в правом верхнем углу. Далее включите тумблер «Скрыть категории без платежей».

2. Синхронизация данных в бюджете

Планирование бюджета компании предполагает внесение большого объема данных. Раньше при изменении фактической операции в плановом периоде данные могли не сохраняться. Тогда в бюджете отражались нулевые плановые значения. Чтобы данные обновились, бюджет приходилось заново сохранять. Это отнимало много времени и могло ввести в заблуждение. 

Чтобы устранить эту ошибку, мы добавили возможность синхронизации. Так бюджет будет пересчитываться сам, без редактирования со стороны пользователя. 

Для применения этой функции, перейдите в бюджет, нажмите на три точке в верхнем правом углу и нажмите «Синхронизировать данные». 

3. Поле «Файлы» в разделе «Деньги» 

Теперь в списке операций появился столбец «Файлы». Если к операции прикреплен файл, эта информация отображается в списке в виде галки, а если нет 一 крестика.

С этим обновлением вы можете легко работать с подотчетными средствами. Например, подотчетное лицо может прикрепить чек в файлы, а руководитель или финансовый специалист 一 сверить соответствие суммы чека и расхода. Также новый функционал помогает быстро искать вложения без перехода в каждую операцию. В списке можно увидеть сразу, где есть файл.

4. Поле «Проект» в автораспределении платежей

Теперь можно настроить условие, при котором поступления или списания будут автоматически относиться к определенному проекту. 

Например, вы работаете с контрагентом только по одному проекту 一 заказываете материалы или оказываете услугу. Вы понимаете, что все связанные с ним расходы и поступления будут относиться только к этому проекту. Тогда задайте условие по совпадению контрагента, которое автоматически распределит операцию к нужному проекту.

Настройка задается в правилах автораспределений платежей.

5. Разбивка операций в разделе «Деньги» по проектам в процентном соотношении 

Теперь вы можете разбивать операцию по проектам не только по сумме, но и в процентном отношении. А система самостоятельно рассчитает размер поступления или расхода.

Например, вы потратили деньги на доставку материалов сразу для нескольких проектов. Распределите расход на проекты в процентах поровну, чтобы не высчитывать стоимость расхода на каждый вручную.

Используйте новые функции и упростите свою работу с финансами.