.jpg)
Счета, акты и коммерческие предложения — все это важные документы для работы бизнеса. Но на этом список не заканчивается. Договоры, регламенты, приказы и другие документы тоже необходимы. Их создают каждый день, в них регулярно ошибаются и на них тратят время.
Чтобы это исправить и помочь нашим клиентам работать эффективнее, мы выпустили большое обновление системы Аспро.Cloud. Встречайте:
Соберите абсолютно любой документ, который может вам понадобиться из готовых блоков. Добавьте таблицы, изображения и переменные, которые система подставит автоматически. В документ можно добавить банковские реквизиты контрагента, его телефон, адрес, ИНН, ОГРН — все, что может понадобиться.
Визуальный редактор позволяет менять местами, изменять, удалять и дублировать контент.
Добавляйте товары, а система рассчитает итоговую сумму и укажет ее числом и прописью.
Настройте внешний вид документа согласно требованиям вашей компании: задайте отступы, цвет фона, шрифт и его размер.
Группируйте документы по типам: договоры, регламенты, приказы, чтобы эффективно организовать рабочее пространство.
Редактирование готового документа
Шаблоны — это удобно и быстро, но иногда уже готовый документ нужно немного подредактировать. В Аспро.Cloud можно внести правки в уже заполненный документ без изменения самого шаблона. Достаточно нажать всего одну кнопку.
У вас уже есть готовые шаблоны документов? Отлично, тогда вы сможете их импортировать в Аспро.Cloud. Выгрузите файлы в формате .docx и загрузите их в систему. Дальше останется только подредактировать шаблон и добавить переменные.
Выходите за рамки с конструктором документов в Аспро.Cloud. Инструмент уже доступен на всех актуальных тарифах, включая бесплатный. Подробнее о настройке рассказали в документации.
Кому доступен конструктор документов?
До 1 апреля 2024 года модуль доступен на всех тарифах, включая «Бесплатный», в рамках тестирования. Используйте все возможности конструктора документов без ограничений. Также будем рады получить вашу обратную связь на почту support@aspro.cloud, в чате поддержки или в нашем Telegram-канале.
Новый функционал и улучшения
Структура файлов в проектах. Теперь в приложении отображаются папки по аналогии с десктопной версией. Быстро находите файлы из задач и переписок по проекту, создавайте свои папки и загружайте в них файлы со смартфона.
Навигация по папкам. «Хлебные крошки» и кнопка «Назад» помогут быстро вернуться на нужный уровень в структуре папок.
Добавлен новый жест — тап по левому краю экрана, с его помощью можно быстро вернуться на уровень выше в структуре папок.
Связи при создании задач. Теперь в форме создания задачи можно сразу привязать проект, сделку, контрагента или группу.
Прочее:
Сделали мобильное приложение еще лучше: прибрались в коде, повысили стабильность и производительность работы.
.jpg)
Не впадаем в осеннюю спячку: вместо этого наша команда делает оплату проще, портфели проектов — удобнее, а мобильное приложение — функциональнее. Подробно рассказываем об обновлениях в этой статье. Используйте оглавление, чтобы быстро найти интересующую информацию.
Сделайте оплату счетов для ваших контрагентов проще. Мы настроили интеграцию с СБП с помощью сервиса NewPay. Теперь для оплаты счета клиенту можно отсканировать QR-код и выбрать доступный банк.
Клиент сможет сам выбрать предпочтительный банк, а вам не придется заводить расчетные счета в нескольких. Все оплаты будут поступать на любой ваш расчетный счет.
Преимущества подключения СБП:
Экономия на комиссии. Сократите расходы и не теряйте свои деньги.
Простая оплата счета. Это может повлиять на конверсию в оплату.
Экран оплаты в фирменном стиле. Подключитесь к сервису NewPay и сделайте индивидуальное оформление окна оплаты.
Подробнее о настройке СБП рассказали в документации.
Представьте, вы выставили счет клиенту. Прописали в нем несколько товаров, добавили услуги и отправили. И так тысячи сделок прошли через вас за этот год. А в конце года вам нужно определить, какие товары продавались лучше всего. Но если вы не распределяли оплаты по статьям учета, сделать это будет проблематично. Долго и вручную.
Мы предлагаем автоматически распределять поступления. Причем сразу в двух отчетах 一 ДДС и ПиУ. Сейчас эта функция реализована, если клиент оплачивал через сервис ЮKassa или систему быстрых платежей.
Если клиент оплачивает товар или услугу по счету, фактическое поступление денег на ваш расчетный счет будет на следующий рабочий день. При этом комиссия платежной системы уже будет вычтена. У ЮKassa она равна 3%, а у СБП 一 1,2%.
Разберем на примере. Клиенты 1 октября оплатили
один счет на 10 000 ₽ за товары;
второй счет за услуги на 50 000 ₽.
2 октября на наш расчетный счет придет сумма от ЮКассы в размере 58 200 рублей.
Как должны быть распределены средства в отчетах:
В ОДДС в поступлениях по статье «Товары» отобразится сумма 9 700 ₽. А по статье «Услуги» 一 48 500 ₽. Это выручка за исключением комиссии от ЮKassa.
В ОПиУ в Выручке по статье товары отобразится сумма 10 000 ₽, а по статье Услуги 一 50 000 ₽.
В ОПиУ в расходах отразится общая комиссия в размере 1 800 ₽.
Если бы мы не распределили средства, то вся сумма была бы отражена в статье нераспределенной прибыли. В итоге данные не принесли бы практической пользы директору или фин. специалисту.
Автоматическое распределение настраивается в зависимости от того, какая платежная система подключена к аккаунту. Сейчас этот инструмент автоматизации доступен в платежных системах СБП и ЮKassa.
Читайте в документации, как подключить автораспределение платежей через СБП и через ЮKassa.
Когда, как не осенью собирать портфель? Особенно когда они стали еще удобнее.
Портфели проектов 一 инструмент, который помогает группировать проекты для более удобной аналитики. Чтобы работа с ними стала эффективнее, доработали функционал и сделали его еще лучше.
Раньше методом начисления можно было отображать финансы только в самих проектах. Теперь эта функция доступна и в портфелях.
Напомним, что это и как использовать. При кассовом методе вы сможете отслеживать только движение денежного потока. Метод начисления же помогает оценивать рентабельность портфеля проектов.
Чтобы переключаться между этими методами, перейдите в портфель проектов и выберите нужный в правом верхнем углу. ПиУ 一 метод начисления, ДДС 一 кассовый метод.
Проекты могут иметь разный статус: активные, закрытые, проваленные и успешные. В портфеле вы можете анализировать проекты исходя из их статуса. Например, только активные, чтобы отслеживать текущее положение компании.
Рассмотрим еще один пример. У вас проектная организация, LTV проекта долгий, допустим, несколько месяцев или год. Чтобы выполненные проекты не мешались, их можно закрыть. В вашем портфеле 20 проектов, 18 из которых уже закрыты.
Но анализировать данные по всему портфелю все еще нужно. Поэтому вы можете выбрать фильтр «Все проекты» и увидеть финансовые показатели по всему портфелю. Или наоборот, проанализировать только закрытые.
Теперь на вашем рабочем столе доступны новые финансовые виджеты 一 счета. Виджеты схожи с отчетом по счетам и актам. Но на рабочем столе можно вывести именно те виджеты, информацию по которым нужно получать оперативно. Вам не придется переключаться между вкладками, чтобы получить актуальные данные.
Какие виджеты доступны:
Выставленные счета. Покажет, на какую сумму и какое количество счетов выставлено. Ниже отображена информация по сумме и количеству оплат.
К оплате. Сумма, которую клиенты еще не перевели вам по выставленным счетам. Наглядная шкала распределяет суммы платежа по периодам просрочки. Например, на какую сумму висит счет, который просрочен более, чем на 30 дней.
Последние счета. Список счетов в хронологическом порядке без привязки к статусу.
Лучшие исполнители. Список сотрудников и их результат по счетам: сумма оплат и процент от общей суммы.
Счета. Показывает динамику по сумме или кол-ву счетов. Отображает созданные и оплаченные счета, а также показывают линию конверсии.
Соберите важные виджеты на своем рабочем столе и быстро анализируйте информацию.
Также сразу на рабочем столе вы можете создать счет или акт. Счет можно создать с нуля или использовать шаблон.
На этом осенние обновления не заканчиваются. У нашей команды есть еще один крупный апдейт, который мы покажем уже очень скоро, следите за новостями ;)
Для бизнеса важно разграничивать доступ к информации. В частности, к воронкам продаж, например, чтобы менеджер видел только свои сделки.
Теперь при создании новой воронки или редактировании теперь можно настроить:
Тип воронки: открытая будет видна всем пользователям, у которых есть доступ к модулю «Сделки, приватная — только выбранным сотрудникам.
Доступ для группы пользователей.
Доступ для отдельных пользователей.
Уровень доступа: пользователь сможет видеть все сделки, только свои или получит полномочия управлять воронкой.
В пользовательских полях теперь можно задать формулу с расчетом количества дней. Это будет полезно, если в пользовательских полях вам нужно указать, например, срок платежа.
Финансы
Выпущен релиз новой версии продуктового сервиса «Выписки» SberBusinessAPI. Добавлены новые методы по получению выписки. Прежние методы были выведены из эксплуатации 1 октября 2023 года. Если вы работаете со Сбербанком, вам необходимо инициировать работы по переходу на новые методы.
Автоматизированные системы банка переводятся с иностранного программного обеспечения на собственные платформы, поэтому было необходимо принять такие меры. Так ваши данные будут более защищенными.
Метод начисления 一 способ учета, при котором деньги признаются не по факту начисления их на расчетный счет, а после отгрузки товара или оказания услуг. По этому методу вы будете видеть не просто поступившие или потраченные средства, а объективный результат работы бизнеса.
Теперь в проектах помимо кассового метода можно учитывать финансы методом начисления. Вы сможете следить не только за денежным потоком внутри проекта, но и оценивать его рентабельность по месяцам и этапам.
Для отображения финансов проекта по методу начисления во вкладке «Деньги» переключите тумблер на значение «ПиУ». Тогда сумма расходов и выручки изменится согласно методу начисления. Чтобы узнать финансовые показатели по кассовому методу, внутри проекта в разделе «Деньги» переключите тумблер на значение «ДДС».
Также при создании планового поступления или расхода вы можете сразу выбрать плановую дату начисления операции в ПиУ. Укажите дату в поле «Дата начисления».
Скрытие плановых поступлений и списаний
Добавили опцию «Исполнен» при создании планового расхода или дохода в проектах. Она скроет выбранное поступление или списание при распределении фактических платежей. Также сумма платежа не учтется при расчете кассового разрыва.
Функция пригодится, если вы спланировали, например, закупку дополнительных материалов, а в итоге отказались от них. Если отметить расход как «Исполнен», он учтется в проекте, но не в платежном календаре.
С улучшенным отчетом по счетам анализировать их стало проще: добавили воронку по этапам, рейтинг менеджеров и виджеты для наглядности. Данные по счетам теперь более информативны и помогут принимать управленческие решения.
На информерах отчета вы увидите:
Сколько счетов было выставлено и сколько оплачено в денежном и количественном выражении.
Конверсию оплаты.
Данные по просроченным счетам.
При наличии нескольких валют у организации информацию в базовой валюте и отдельно по каждой валюте.
С воронкой по счетам вы поймете узкие места, в которых происходит потеря оплат, и сможете принять меры для увеличения конверсии в оплату.
Рейтинг менеджеров составит топ сотрудников по сумме оплаченных счетов. Помимо суммы вы сможете понять, сколько в процентах принес каждый менеджер.
Также вам будет представлена детализация работы менеджеров. В таблице можно увидеть, сколько принес каждый менеджер, сколько счетов выставлено и оплачено в денежном и количественном показателе, а также можно увидеть конверсию в оплату в деньгах и количестве счетов. На этом отчете можно выстроить систему мотивации сотрудников и поощрять более продуктивных. А тех, кто не выполняет план, можно отправить на обучение.
Теперь счета компании могут быть привязаны не только к юридическому лицу, но и распределены по группам. Группы можно создать в зависимости от потребностей бизнеса. Например:
резервные фонды,
все подотчетные денежные средства,
типы счетов.
В настройках организации можно выбрать вариант отображения: по юридическим лицам или группам. В разделе «Деньги» информация по счетам будет более структурированная. Мы убрали множество информеров, которые могли дезориентировать и запутать вас. Теперь вся информация будет обобщенной по группам, которые вы создадите.
Если вы хотите контролировать какой-то счет отдельно от группы, например, ваш основной, тогда оставьте его без группы. Информация о нем будет выводиться отдельно.
И, конечно же, модуль «Коммуникации» увидел свет в сентябре. Он позволяет интегрировать Аспро.Cloud с мессенджерами и соцсетями, подробнее о нем мы рассказали на отдельной странице и в этом ролике:
Теперь все сообщения из социальных сетей и мессенджеров автоматически появляются в Аспро.Cloud. Менеджерам больше не придется вручную обрабатывать заявки на разных платформах и собирать аналитику по каждому каналу. Система создаст сделку и карточку клиента, а также назначит ответственного.
Уже сейчас вы можете подключить:
И еще 5 интеграций находятся в разработке:
Facebook*
WhatsApp*
Instagram*
Avito
*Принадлежат компании Meta, запрещенной на территории Российской Федерации.
В диалоге отображаются сообщения сотрудника и клиента, а также любые изменения: смена ответственного или статуса. В боковом меню вы сможете:
уточнить данные по контрагенту и сделке.
увидеть информацию о самом чате: кто ответственный, когда были последние изменения в диалоге, какой канал использовал клиент;
добавить связь с проектом или задачей;
оставить комментарий и призвать к ответу другого сотрудника.
Также мы реализовали несколько полезных функций:
Автоматический выбор ответственного. Вы можете установить порядок, по которому менеджеры будут назначаться ответственными за чат.
Отдельная воронка продаж. Для каждого отдельного канала связи можно создать свою воронку, в которую будут приходить новые диалоги.
Автоматические сообщения. Чтобы входящие обращения не оставались без ответа, можно настроить приветственное сообщение и текст автоответа.
Модуль доступен на всех актуальных тарифах: «Бесплатный», «Старт», «Команда», «Бизнес» и «Корпорация». Инструкция по настройке «Коммуникаций» уже есть в документации.
